Excelで作業軽減!幅ひろく活用しやすいおすすめ関数VLOOKUPの簡単理解と使い方

Microsoft Excel

わたしの経験上、現場で仕事ができる人は、昇格し、本社勤務になったのに、WordやExcelを使ったレポートの作成をめんどくさがって、今まで積み重ねたこと活かせずにいなくなってしまうようになった人を多く知っています。

世の中のアプリは先に先に進んで、使うのには簡単になってるのに、今頃WordやExcel?と思う方もいらっしゃると思うかもしれません。

しかし、実際、小売店の店長になった方などの多くは今までPC、WordやExcelを頻繁に使ってこなかったので、ポップアップにいつもと違うメッセージがでたりすると、考え込んで進まなかったりして、店舗のマネジメント時間が多く割き疲れが倍増してたり、若いバイトに訊くことが頻繁になると、迷惑がられたりすることも。

今後はRPAツールを使う会社がどんどん増えるから必要なくなるかもしれませんが、日本全国の会社がそうなるまではまだWordやExcelの利用はありそうですので、その状況に至ってる方々のために記事を残させて頂きたいと思います。
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VLOOKUP、一見難しそうだがこれひとつで転記作業が大幅に減る

CSVデータを既存のExcelにいちいち転記入力しなくていい

例えば、ある携帯電話会社から会社全体(43回線分)の回線番号順で表示されてるCSVデータ(表1)を入手できるとします。
自分が必要なのは担当する営業部の回線番号(25回線分)に対する請求額だけです。

入手CSVデータ

表1

 

既に回線番号、部門名、部門コードがまとめられてる元表(表2)はあり、今まではCSVデータをひとつひとつみながら請求額を入力してましたので、時間がかかってました。

そのあと、見間違いがないか、印刷してチェックにも時間を割いてました。

請求額入力表

表2

そこで、今後はG,Hの列にCSVデータをコピペすれば、請求データが入るように関数VLOOKUPを使うことにしました。

CSVデータをExcelにコピペ

表3

結果、毎月入力作業は不要になりました。

関数利用で毎月の入力は不要

表4

今回の例は43回線分から25回線分を入力するのであまり必要性を感じないかもしれませんが、会社全体の回線数が150回線など多くあれば、この関数VLOOKUP一つ覚えるだけで作業が軽減されますよね。

憶えなくても、その都度ググれ(インターネットで検索すれ)ばいいんです。

VLOOKUP($B$3:$B$27,$G$3:$H$143,2,FALSE)の簡単な説明

表3の説明用

表5

表5のE3の値(回線番号”080-1003-5307″の請求額)は、CSVデータを貼り付けた表:G3:H45のG列の中でB3と同じ値をさがして、その行の左から2列目(H列)の数字をそこにもってきて下さいという意味です。

ちなみに、上記の意味するところをそのまま式にするとVLOOKUP(B3,G3:H45,2,FALSE)ですが、$B$3:$B$27にしているのはE3 からE27までVLOOKUPの式をドラッグでコピーをした場合行や列がずれていかないように表内のすべての必要な回線番号をロックオンしておきたいから絶対値と27行までを選択し、$G$3:$H$143は回線数が145回線まで増えた時にCSVデータをそのまま貼り付ける対応できるようにしているのです。
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最後に

FALSEは登録されていない値がわかるように”完全に一致するデータだけを検索する”ために必要です。例えば、上記のある携帯電話の請求が次月からある回線も貼り付けた場合、元表に既にその携帯回線番号を登録していた場合はデータがみつかりませんと言う意味で#N/Aという表示になります。

そういう意味で、検索値が一致しないときは少し手作業が必要になることもありますので、そこは関数ですので仕方ないと思って、ご理解下さい。

関数VLOOKUPは連絡表を作る時なども作業軽減などもできますので、非常に楽させて頂いてますね。

いや、いきなり関数ではなくて、もっと前段階のことを教えてほしいという方もいらっしゃると思いますので、次回は別のことを記事に残そうと考えております。

また、今回の記事はイメージを掴んでもらうためのものなので、ほんとうにざっくりとした使い方の説明内容になりますことをご了承ください。よろしくお願い致します。

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ABOUTこの記事をかいた人

CY

1970年長崎県五島生まれ 現在、家族は妻、息子の2人 品川区在住、品川区勤務 好きな作家:池井戸潤、伊坂幸太郎、真山仁 好きなドラマ:救命病棟24時、医龍 好きな映画:グローリー 好きな女優:石田ゆり子、イングリッド・バーグマン 好きなスニーカーメーカー:PATRICK